Sambah.com - Descubre tus Potenciales

Menos palabras, más Acción

“Yo solía trabajar en una compañía que amaba las reuniones. Durante el transcurso de un día promedio, gastaba de 3 a 5 horas en juntas. Nunca había una agenda, la gente frecuentemente leía directamente de una presentación en PowerPoint y la mitad de los asistentes no estábamos realmente seguros de para qué estábamos ahí. Con frecuencia yo era la persona estimando mentalmente los salarios de los demás y preguntándome qué tanto dinero de la compañía estaba siendo desperdiciado en comparación con el costo del problema que se estaba discutiendo…”

¿Suena familiar?

Las reuniones forman parte de las actividades cotidianas en una compañía. Estas aumentan su importancia de manera considerable durante la implementación de un proyecto. Uno de los principales ladrones de tiempo suelen ser las reuniones mal planteadas.

¿Cuáles son algunas de las ventajas de las Reuniones?

• Permiten ahorrar tiempo al eliminar la necesidad de aclarar o repetir lo que se dijo.
• Brindan la oportunidad a todos los asistentes de escuchar exactamente el mismo mensaje.
• Se eliminan muchos de los rumores que se generan al tener comunicaciones individuales.
• Los asistentes pueden hacer preguntas o comentarios que aclaren o profundicen el tema.
• El comentario de un asistente puede estimular una idea importante en otro.
• El intercambio de ideas puede conducir a soluciones que a nadie se le habrían ocurrido por separado.
• Cuando la compañía o el equipo del proyecto enfrentan un problema, transmiten la seriedad de la situación.

Algunas de las desventajas de las reuniones

• Las decisiones se pueden tornar débiles si los asistentes no se comprometen realmente.
• Pueden ser costosas, una junta implica el hecho de que los asistentes desatiendan su trabajo normal.
• Se pueden tornar demasiado impersonales, haciendo que algunos de los asistentes se sientan apenados de tomar la palabra.

¿Cuáles son los factores a considerar para aprovechar las ventajas de una reunión y hacerla EFICAZ?

• Definir con exactitud objetivos de una sola línea de texto.
• Estructurar un “Orden del día”. No es suficiente con que el directivo conozca los objetivos de la reunión.
• Indicar con precisión el día, hora, lugar y duración prevista de la reunión. No hay peor cosa que conocer la hora de inicio y desconocer la de finalización.
• Procurar que los temas a tratar tengan cierto interés para los participantes.
• Intentar centrar la reunión en los temas específicos para los que se han reunido.
• Fomentar continuamente la participación. Evitar que algún participante monopolice la reunión (agradezca su participación pero dé paso a los demás).
• Elegir y “pactar” la hora más apropiada para celebrar la reunión. Los participantes deben de estar centrados en la reunión y no en la hora de comida o la hora de marcharse a casa.
• No realizar reuniones demasiado largas. Lo único que se consigue es agotar a los participantes y que no deseen asistir a ninguna otra reunión. Un tiempo prudente suele ser una hora u hora y media.
• Ser puntual, tanto en la hora de inicio como en la de finalización.
• No pretender que todas las iniciativas surjan en la reunión. Tal vez el único objetivo es preparar el terreno para que en una segunda reunión se realicen las aportaciones, sugerencias e ideas.
• Trabajar con grupos reducidos en la medida de lo posible, entre 6 y 10 personas. Intentar que los colaboradores vengan preparados. Por eso es importante elaborar un “orden del día”. También debe de ser cuidadoso en la preparación de la documentación, materiales y recursos que emplearán durante la misma.
• Al final de la reunión, no olvidar definir claramente el QUÉ, QUIÉN, CUÁNDO y CÓMO de todos y cada uno de los temas tratados.
• Levantar acta de la reunión.

En conclusión, antes de planear una junta es mejor preguntarse si es realmente necesaria y es el mejor método para recolectar la información que se necesita. Bien planeada, una junta puede ser la mejor inversión de tiempo de todos los involucrados en una decisión. En muchos casos, es mejor no tenerla, especialmente si se tratará de una junta desorganizada, irrelevante para los asistentes, o con un uso muy pobre de recursos.

Descubra como mejorar su creatividad aplicando seis sencillas técnicas de desarrollo individual

Es posible aprender a ser creativo ?

Esa es una pregunta que no tiene una respuesta tan sencilla como si o no. La creatividad no se puede aprender en forma directa, pero se puede mejorar dramáticamente al alinear con frecuentemente las circunstancias que la vida ofrece para forjar su manifestación más real. La creatividad no aparece como un relámpago en forma inusitada sino más bién como un proceso que emerge internamente para aquellos que la buscan y trabajan las condiciones adecuadas para que pueda prosperar.

A continuación ofrecemos 6 pasos para mejorarla:

Primero: Limite exhaustivamente su selección de recursos a lo estrictamente necesario.

Las herramientas o mecanismos ideados para facilitar la producción de resultados limitan la creatividad. Los escazos recursos siempre fueron la madre de la inventiva forzando a la mente a buscar fuera de los parámetros condicionados. Inclusive será mucho más fácil aprender a manejar mejor menos herramientas y a complementar sus funcionalidades aplicando la innovación. El resultado será ganar mayor efectividad con pocas herramientas bién seleccionadas.

Segundo: No haga caso a los resultados, persista en seguir su propio camino.

El problema del feedback reside en que los resultados temporales influyen en las perpectivas de largo plazo que la persona habia intuido. El mundo externo incluyendo a personas ofreceran una considerable presión en la dirección que ellos crean conveniente desde su punto de vista. No obstante estas presiones tienen buenas intenciones, definitivamente obstruyen su creatividad interna. Este concepto difiere del hecho de compartir su trabajo, en el sentido que el mismo manifiesta l;a inclusión del trabajo creativo y de que es importante protegerse de las influencias externas para darle espacio a la propia identidad creativa. Una vez que se ha manifestado claramente la personalidad de su expresion creativa, cualquiera que esta fuera, usted puede abrirse a la reaccion externa, intercambiando objetivamente puntos de vista con una mente abierta. Simplemente no permita ninguna influencia, mientras dure el proceso creativo, que pueda afectar su manifestación.

• No olvide que es absolutamente normal que las personas se resistan a los cambios de cualquier naturaleza, desde que las buenas ideas que aportan a los cambios significativos, paradójicamente buscados desde el inconsciente colectivo, no siempre concuerdan con lo tradicional. Los conceptos revolucionarios o simplemente innovadores que retan al status quo son percibidos como agresivos, aunque sean estos amigos, parientes o colegas de trabajo.

Tercero: La Rutina

Tener una rutina no es perjudicial . Las rutinas son positivas si refuerzan positivamente la salud de nuestra consciencia creativa, pero son negativas si obstruyen su dinámica. Al cambiar una rutina, cualquiera que fuera, uno motiva naturalmente los procesos creativos explorando nuevas fronteras sin limitaciones. Imagínese lo que ocurriría si crecer, aprender y experimentar nuevas formas fueran parte de su rutina ? Las personas que se estancan en una  monótona existencia y se expresan negativamente de la rutina simplemente no han desarrollado una rutina que los conduzca al sendero del crecimiento interno. La clave es descubrir rituales creativos que puedan acercarlo a una filosofia de innovación.

• Muchos escritores no solo tienen un mínimo número de palabras que deben escribir diariamente, sino además requieren generalmente que se realicen  de alguna manera en condiciones supersticiosas. El escrito alemán, Friedrich Schiller, por ejemplo, llevaba manzanas rojas a su mesa y ponia sus pies descalzos en una cubeta de agua helada mientras escribía.
• No tema incautar el control de su ambiente y haga que trabaje para usted. Ray Bradbury escribio su bestseller “Fahrenheit 451″ al dejar su hogar para escribir en una librearia; Steven King insiste en el absoluto y completo silencio mientras escribe mientras Harlan Ellison prefiere escuchar música clásica en alto volumen.
• Disponga de un espacio de tiempo cada día para entrenar su creatividad. Comience su sesión con un ejercisio creativo o algún ritual que impulse la flexibilidad del estado de su mente. Puede ser meditando o garabateando, escuchando una cancion en particular o simplemente sobando su piedra preferida; hagao lo que se anecesario para que lo lleve a “la zona mental” y propongase un objetivo diario.

Cuarto: Descarte el prefeccionismo

Su naturaleza inhibida por la preocupación de crear algo correcto o incorrecto siempre va a producir resultados creativos. Existen infinitas opciones para lograr el éxito creativo; existen tantos matices de gris. La imperfección es parte de nuestra naturaleza humana y a veces los artistas más creativos dejan fallas al descubierto a propósito. La naturaleza misma se percibe mágicamente imperfecta. Muchas personas tratan de ser tan perfectos que opacan los detalles de su trabajo que los hacen realmente especiales. En un mundo saturado de sobreproducción, desnaturalizadamente perfecta e impecable, lo escencial y rudimentario va a resaltar la diferencia de lo creativo y en la mayoria de los casos los motivos de inspiración.

• Trabaje en las “malas” ideas, inclusive si solo siente que son “malas” ideas, estas usted dando espacio a su parte creativa. Desarróllelas y se podrán convertir en excelentes resultados al final.

Quinto: Ignore la moda.

Si quiere ser realmete creativo, olvídece de la moda e ignórela completamente. Bloqueela, préstele “cero atención”. Las modas son los opuestos polares de la creatividad. De muchas formas artísticas (especialmente la música) las masas de artistas siguen lo que fuera que esté de moda para acercarse al éxito. Luego, por defecto, existe el otro grupo, minoritario por cierto, quienes se “revelas” persiguiendo su propio camino sin prestarle reamente atención a las tendencias externas en su forma de arte, en su forma de expresión y construyen su propia personalidad, resultando en “su arte de ser uno mismo”. Seguramente hay más dinero y posiblemente más fama así como notoriedad transitoria al sincronizarse con la moda, pero dificilmente aquello que satisface a lo popular pertenece a lo creativo. Si usted quiere lograr algo realmente único, la moda de lo popular es irrelevante. El discernimiento descubre la abundancia creativa en nuestro interior, muy fuera de lo exterior, innovando. A continuación ofrecemos algunas sugerencias para aislarlo de la influencia del mundo de las tendencias y de las modas:

• No vea TV, no escuche la radio -en especial las canciones melancólicas, y retire a los elementos vampirezcos de la cultura popular en su vida. Estas tres cosas no son realmente dañinas al ser moderadas y más bién actuan como factores normalizadores para no resultar ser unos desadaptados sociales sin llegar a erosionar la creatividad individual. Sea consciente de todas sus experiencias, sea perceptivo, cada parte del contenido juega un rol importante en el desarrollo de su personalidad, inclusive a niveles subconscientes. Nuestras mentes se ven influidas constantemente de alguna manera u otra, por agentes externos que modelan nuestra actitud. Somo en gran medida resultado nuestras experiencias individuales pero sobre todo de sus estimulos activos. Lo importante radica en tomar control seleccionando los estimulos que nos induce a los resultados.
• Evite ser generalista. Los procesos de adapatación a cualquier tipo de sociedad exigen comparaciones sobre lo que es “normal” lo cual limita negativamente la calidad de nuestro trabajo si queremos ser creativos. No intente satisfacer a todos, olvídese de escribir para todos y más bién tome la decisión de concentrarse, para diferenciarse del resto, ubicándo un nicho, un sector, un grupo claratemte definido. Es imposible, en temas de gustos, poder satisfacer a todos. Enfoque la energía de su creatividad en un sector diferenciado del resto. Divide, y vencerás !
• Pase mucho tiempo a solas. No se convierta en una persona anti-social para poder descubrirse a si mismo. Sin embargo es practicamente un requisito indispensable aislarse del mundo externo para poder sentir, percibir la comunicación interna, y sincronizarse con su mundo interior de tal forma que, actuando como puente, su trabajo consista en conectar y comunicar de una forma interesante sus sentimientos. Todo ser comunica en escencia, sentimientos. Que mejor oportunidad que comunicar los propios ?

Sexto:Ignore el pasado.

Quiere ser realmente original o creativo ? Olvide el pasado. Tome la decision de cerrar capítulos, para siempre. Ignore lo que ha sucedido hasta el momento desde la óptica de que ya no se puede cambiar. Toda experiencia es información que a su vez limita nuestro presente. El pasado nos limita desde que sus parámetros de experiencia son limitantes de por sí. La historia pasada es la anti-tesis de lo nuevo, lo creativo. Es técnicamente lógico desconectarse del pasado para abrir nuestras mentes a lo ilimitadamente nuevo. Más que ignorar el pasado es preferible volverse ignorante para abrazar a lo des-conocido. En los estados de consciencia creativa, no existe el tiempo. Cualquier presión invita a nuestra mente a recurrir a nuestra experiencias pasadas en busca de una solución urgente. Desplace su mente a la zona atemporal en un universo tan ámplio como profundo de nuevos recursos. Aprenda a vivir en el presente.

Ejercisios Creativos

• Enfoque su atención diariamente hasta lograr media hora diaria exclusivamente sobre algún tema. Pueden ser al principio 5 minutos diarios.
• Escriba una carta o hable duranet 15 minutos sin utilizar las palabras “yo”, “mi”, “a mi” y “mio”. Busque las alternativas.
• Pidale a alguien que le escriba un mensaje: su reto será crear muchos dibujos asociados al mensaje, sin utilizar caras.
• Elija algun tema que le sea familiar y tóme el reto de complementar (gráficamente) su contenido con la mayor cantidad de altenativas posibles.
• Combine ideas escogiendo aleatoriamente 2 objetos y describa cada uno con el mayor detalle posible, luego trate de reemplazar a uno de los objetos con la descripción del otro
• Lleve un diario y escriba todo lo que le pasa, lo que siente, lo que piensa utilizando metáforas. Muchas formas diferentes pueden utilizarse o asociarse para describir un objeto o una percepción.
• Hagase preguntas de todo tipo tan sencillas como “Cual es mi nombre ?”. Trate de responder las preguntas con letras de canciones que conozca
• Participe en juegos de asociación de palabras. Trate de evitar jugar solo.
• Observe cuanto tiempo es capaz de hablar con sentido sin utilizar las palabras comunes como “y”, “pero”, “que”, “osea”.

Los dispositivos móviles y las aplicaciones web para el consumidor de a pie han penetrado en la empresa

El director comercial de una gran empresa española envía emails desde su iPhone camino al trabajo. Ya en la oficina, distribuye varios informes a su equipo de 50 empleados a través de la web social interna corporativa. A las 12:00, reunión de consejo. Se lleva su miniportátil MSI Wind, accede al archivo almacenado en la red y utiliza la aplicación online Zoho Show para presentar los últimos datos de ventas. De vuelta a la mesa, maldice la lentitud de su PC de escritorio y las reiteradas preguntas de seguridad de Windows Vista. ‘Si tan sólo pudiera trabajar con un Mac…’, piensa.

Es un ejemplo ficticio, pero cada vez más común en los entornos corporativos. La frontera entre las tecnologías de uso personal y empresarial se derrumba. Mientras las primeras avanzan a pasos de gigante, las segundas luchan por no quedarse atrás. Dispositivos móviles, aplicaciones web y software colaborativo pensados y desarrollados para el consumidor de a pie penetran de forma imparable en la empresa. Es la tendencia hacia la llamada consumerización tecnológica (de la expresión inglesa, IT consumerization). Y trae de cabeza a muchos directivos ante la disyuntiva de potenciar o detener su avance por problemas de soporte y seguridad. Según McKinsey, las herramientas de la web 2.0 son las que más se hacen notar: el 30% de compañías en todo el mundo ya utilizan blogs, redes sociales o servicios P2P. Sin embargo, casi un tercio de los empleados se queja del escaso soporte de sus compañías a estas nuevas aplicaciones.

La consultora Gartner apuntó recientemente un dato revelador: el 36% de las compañías prohíbe a sus empleados el acceso a Facebook o cualquier otra red social. ¿Se empeña el mundo corporativo en frenar lo inevitable? Salvador Aragón, profesor de sistemas de la información del Instituto de Empresa, cree que la preocupación de los departamentos de sistemas ante la rebelión del usuario va en aumento. ‘Tienen una sensación de pérdida de control, antes actuaban como guardianes y ahora temen pasar a un segundo plano de repartidor del juego’ explica.

Para muchos expertos, la entrada de la tecnología de consumo en entornos empresariales es una tendencia inevitable. Tanto, que en un futuro cercano podría ser el mismo empleado el que compre, instale y use los dispositivos a utilizar en su compañía, limitándose ésta simplemente a soportarlos. ‘Los móviles y portátiles serán una opción a la carta donde el usuario podrá escoger. Con las aplicaciones será diferente, tienen un componente de aprendizaje que no es baladí’, afirma Aragón.

La caída de los precios de los dispositivos, el coste cero de utilizar aplicaciones y servicios en internet, y el desarrollo de comunidades sociales está redefiniendo el papel de la tecnología de consumo. Comerciales que utilizan LinkedIn o Plaxo como herramientas improvisadas de gestión de clientes (CRM), campañas de marketing online rastreadas con Google Analytics sin gastarse un euro o decenas de soluciones de voz sobre IP descargadas en el móvil corporativo. Casi cualquier dispositivo o aplicación están hoy en día sujetos a la personalización por parte de los empleados.

‘Es todo un desafío para la capacidad de adaptación de una empresa. Desde plataformas de juegos o PDA hasta herramientas de ofimática, correo y servicios web son susceptibles de hacerse un hueco’, afirma Elisa Martín-Garijo, directora de tecnología e innovación de IBM en España. El gigante azul dedica precisamente buena parte de su investigación a analizar cómo los juegos online y mundos virtuales podrían aplicarse al mundo de la empresa para mejorar la toma de decisiones y colaboración.

Menéame corporativo

Ante tal situación, muchos responsables de tecnología se hacen la misma pregunta: ¿cómo reaccionar? Algunos ejemplos demuestran la efectividad de una vieja táctica: si no puedes con ellos, únete a ellos. ‘No se puede ignorar un hecho que claramente se está produciendo, las generaciones más jóvenes vienen con las nuevas tecnologías adoptadas y aprendidas y hay que buscar la manera de utilizarlas en beneficio de la actividad empresarial’, asegura uno de los responsables del área de internet de Caja Madrid.

La entidad se fijó en el éxito de Menéame, una web española donde los lectores envían, votan y comentan noticias de forma que la historia más meneada (votada) aparece publicada en portada. Decidieron hacer lo mismo: abrir un espacio en la intranet y permitir a sus empleados compartir, votar y comentar historias. ‘El objetivo es pilotar la web 2.0, comprobar si en la empresa los usuarios pasan de consumir a generar información’. Han empezado con un colectivo reducido y, de funcionar, lo extenderán a toda la entidad. De momento, 200 empleados utilizan cada día la aplicación, un 10% del público objetivo, y en un año se han publicado 1.600 noticias.

Y es que fomentar la colaboración se ha convertido en una de las prioridades clave en la empresa. Forrester Research calcula que el 50% de las compañías tienen planes inmediatos de poner en marcha proyectos de este tipo. Sin embargo, todavía muchas herramientas colaborativas son vetadas por riesgos de seguridad y filtración de datos. ‘La participación no tiene por qué suponer un problema de seguridad’ aseguran desde Caja Madrid. ‘Con un buen control de acceso y entornos, no debería existir riesgo’.

El avance de la nueva generación

Tienen entre 15 y 22 años y serán los directivos y empleados del futuro. Han nacido con la tecnología entre las manos, no la entienden, simplemente la usan. Se les conoce como la ‘generación Y’ y para muchos expertos son los responsables del creciente impacto que las tecnologías de consumo están teniendo en la empresa tradicional.

‘Saben perfectamente qué hay detrás de la sociedad consumista, desconfían de las empresas, conocen las técnicas de marketing y manejan muy bien las nuevas tecnologías para hacerse oír, colaborar y comunicarse’, explica Felipe Romero, socio director de la consultora The Cocktail Analysis y coautor del libro Crossumer. Es el nombre con el que bautiza a esta nueva generación, personas que han traspasado la estricta línea entre productor y consumidor gracias al conocimiento y la tecnología. Según Romero, la traslación de poderes será irreversible: la creciente penetración de la tecnología en la sociedad continuará jugando a favor del consumidor. Ante este fenómeno, a las compañías no les queda más remedio que reaccionar y adaptarse, aprovechar el nuevo potencial de sus empleados. ‘Aparecerán lo que yo llamo directivos de tecnología bizcos: con un ojo pendiente del ámbito de consumo y el otro siguiendo las necesidades internas’.