Reuniones Eficaces

Posted in Competitivo, Cultura, Gestión, Management on Julio 3rd, 2010 by sambahpress

Menos palabras, más Acción

“Yo solía trabajar en una compañía que amaba las reuniones. Durante el transcurso de un día promedio, gastaba de 3 a 5 horas en juntas. Nunca había una agenda, la gente frecuentemente leía directamente de una presentación en PowerPoint y la mitad de los asistentes no estábamos realmente seguros de para qué estábamos ahí. Con frecuencia yo era la persona estimando mentalmente los salarios de los demás y preguntándome qué tanto dinero de la compañía estaba siendo desperdiciado en comparación con el costo del problema que se estaba discutiendo…”

¿Suena familiar?

Las reuniones forman parte de las actividades cotidianas en una compañía. Estas aumentan su importancia de manera considerable durante la implementación de un proyecto. Uno de los principales ladrones de tiempo suelen ser las reuniones mal planteadas.

¿Cuáles son algunas de las ventajas de las Reuniones?

  • Permiten ahorrar tiempo al eliminar la necesidad de aclarar o repetir lo que se dijo.
  • Brindan la oportunidad a todos los asistentes de escuchar exactamente el mismo mensaje.
  • Se eliminan muchos de los rumores que se generan al tener comunicaciones individuales.
  • Los asistentes pueden hacer preguntas o comentarios que aclaren o profundicen el tema.
  • El comentario de un asistente puede estimular una idea importante en otro.
  • El intercambio de ideas puede conducir a soluciones que a nadie se le habrían ocurrido por separado.
  • Cuando la compañía o el equipo del proyecto enfrentan un problema, transmiten la seriedad de la situación.

Algunas de las desventajas de las reuniones

  • Las decisiones se pueden tornar débiles si los asistentes no se comprometen realmente.
  • Pueden ser costosas, una junta implica el hecho de que los asistentes desatiendan su trabajo normal.
  • Se pueden tornar demasiado impersonales, haciendo que algunos de los asistentes se sientan apenados de tomar la palabra.

¿Cuáles son los factores a considerar para aprovechar las ventajas de una reunión y hacerla EFICAZ?

  • Definir con exactitud objetivos de una sola línea de texto.
  • Estructurar un “Orden del día”. No es suficiente con que el directivo conozca los objetivos de la reunión.
  • Indicar con precisión el día, hora, lugar y duración prevista de la reunión. No hay peor cosa que conocer la hora de inicio y desconocer la de finalización.
  • Procurar que los temas a tratar tengan cierto interés para los participantes.
  • Intentar centrar la reunión en los temas específicos para los que se han reunido.
  • Fomentar continuamente la participación. Evitar que algún participante monopolice la reunión (agradezca su participación pero dé paso a los demás).
  • Elegir y “pactar” la hora más apropiada para celebrar la reunión. Los participantes deben de estar centrados en la reunión y no en la hora de comida o la hora de marcharse a casa.
  • No realizar reuniones demasiado largas. Lo único que se consigue es agotar a los participantes y que no deseen asistir a ninguna otra reunión. Un tiempo prudente suele ser una hora u hora y media.
  • Ser puntual, tanto en la hora de inicio como en la de finalización.
  • No pretender que todas las iniciativas surjan en la reunión. Tal vez el único objetivo es preparar el terreno para que en una segunda reunión se realicen las aportaciones, sugerencias e ideas.
  • Trabajar con grupos reducidos en la medida de lo posible, entre 6 y 10 personas. Intentar que los colaboradores vengan preparados. Por eso es importante elaborar un “orden del día”. También debe de ser cuidadoso en la preparación de la documentación, materiales y recursos que emplearán durante la misma.
  • Al final de la reunión, no olvidar definir claramente el QUÉ, QUIÉN, CUÁNDO y CÓMO de todos y cada uno de los temas tratados.
  • Levantar acta de la reunión.

En conclusión, antes de planear una junta es mejor preguntarse si es realmente necesaria y es el mejor método para recolectar la información que se necesita. Bien planeada, una junta puede ser la mejor inversión de tiempo de todos los involucrados en una decisión. En muchos casos, es mejor no tenerla, especialmente si se tratará de una junta desorganizada, irrelevante para los asistentes, o con un uso muy pobre de recursos.

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Gimnasia Mental

Posted in Comportamiento, Cultura, Discernimiento on Marzo 1st, 2009 by sambahpress

Una partida de “Gimnasia Mental” en los espacios de tiempo libres para que las neuronas hagan músculo. Si no hay videoconsola, unos sudokus. Por la noche, película. No importa que los diálogos no resulten memorables, siempre que sean en inglés para no dejar de trabajar el oído. Otra opción es una copa con los amigos en torno a un Trivial. Ni un instante de aburrimiento, ni un momento vacío al día, y, como botín, una mejor capacidad de cálculo, un fino entendimiento del acento de Baltimore y la capacidad de recitar el nombre de las seis esposas de Enrique VIII. En esto se resume el ocio productivo.

Tumbarse frente al televisor o leer un libro que no enseñe nada se ha convertido en algunos hogares en una actividad proscrita. “La ambición de aprovechar hasta el último minuto del día crece a medida que disminuye el tiempo de ocio”, nos comenta la psicóloga Sonia Flint.

La industria del entretenimiento aprovecha el filón. Las videoconsolas comenzaron a mediados de la década a popularizar el concepto de ocio productivo con juegos mentales que multiplicaban las prestaciones del crucigrama. Nintendo había vendido a principios de este año casi 13 millones de unidades de Brain Training en Europa. Ahora la compañía también ansía convertirse en el sustituto del gimnasio: su Wii Fit ha alcanzado los 4,5 millones de ventas. La diversión fluye mientras se aprende o se hace deporte. Pero, ¿realmente se progresa?

“Si el videojuego es apropiado y se usa bien, puede favorecer la ejercitación intelectual, el fomento de la atención, el estímulo de la interactividad”, considera Cesar Pera, doctor en Psicología y Pedagogía. Este catedrático de la Universidad francesa de la Sorbona cree que con un juego “es fácil que disminuya el temor a las matemáticas y que la persona se anime a superar desafíos cada vez mayores”. La posición de los escépticos la avala un reciente estudio de la Universidad francesa de Rennes, que especifica que los videojuegos no son más eficientes para mantener facultades que una sopa de letras. Si haces muchos sudokus, eres bueno en sudokus. Punto. En Nintendo saben bien qué responder: “Nuestra línea Brain Training se basa en el entretenimiento con un plus de utilidad, pero el objetivo sigue siendo entretener y no sustituir a la enseñanza formal”.

La Feria Internacional del Juguete de Nüremberg (Alemania) eligió como eslogan en 2008 Aprender jugando. Es un negocio multimillonario. La muestra insistió en la relación entre juguetes y éxito académico. Esta conexión parece innegable en la infancia; la cuestión es si tiene sentido que durante toda su vida el individuo se preocupe por convertir cada uno de sus momentos de descanso en experiencias formativas. “Toda esta pasión tiene que ver con los cambios en el mercado laboral”, explica Cuenca. “Desde las instituciones se ha insistido mucho en la formación continua, pero luego ninguna empresa se ha comprometido en la tarea. El ciudadano se encuentra con que le han creado la preocupación por mantenerse siempre activo, y él intenta calmarla como puede”.

La historia de éxito de los juegos basados en habilidades intelectuales tiene una fecha clave. Una noche de 1979, dos periodistas canadienses se entretuvieron diseñando un juego inspirado en los concursos televisivos. El resultado, el Trivial Pursuit, vendía cinco años después 20 millones de ejemplares en Estados Unidos.

Entroncado con el espíritu trivial, han encontrado un hueco como alternativa de ocio nocturno los quiz o concursos de preguntas. Emborracharse con fines culturales es una práctica que ha llegado a España a través de bares británicos y estadounidenses. Alfredo Trujillo, estudiante de 29 años, es un gran aficionado a sacar de paseo frente a una cerveza los conocimientos acumulados en su carrera de Historia. “En Madrid hay, sólo que yo sepa, tres bares en los que se organizan quiz”, explica. “Es divertido aprender y demostrar lo que sabes con amigos”. A esto se le añade la motivación del inglés, lengua franca en las partidas.

Parte del éxito del Trivial está en que respondió a una carestía de juegos de mesa para adultos, explica María Pertegaz, responsable de marketing en España de Hasbro, casa del Trivial. Desde entonces el mercado se ha expandido mucho: sólo del Trivial hay decenas de versiones. El sector de la videoconsola estaba mucho más concentrado en su público tradicional. Nintendo se dio cuenta de que todos los adolescentes que querían matar marcianitos ya lo habían hecho. El objetivo de la empresa japonesa se convirtió en atraer a madres, padres y abuelos. La compañía admite que el propósito del Brain Training fue inaugurar un mercado en el que no tuviera competidores.

A estas alturas de la partida, Nintendo no es el único que está sacando tajada de la apetencia por aprender matando el tiempo. En Internet se multiplican las páginas de juegos de habilidad y conocimientos. Una iniciativa pionera fue hace cinco años www.geosense.net, una página en la que los internautas se retan acerca de sus conocimientos de geografía. La red social Facebook ofrece una buena variedad de juegos prácticos. Aquí es donde Juan Ruiz se ha convertido en entusiasta de aplicaciones como Who has the biggest brain? (¿Quién tiene el cerebro más grande?), que la compañía británica Playfish produce para Facebook. El catálogo de Playfish incluye geografía, lógica y vocabulario. Son 18 millones de internautas los que se conectan al mes a alguna de sus aplicaciones. La competitividad es parte fundamental en su éxito, porque el usuario puede hacer partícipe del juego a todos sus contactos. Por ejemplo, Juan comenzó a jugar para superar en puntos a un amigo que presumía de conocimientos geográficos. Es un ejercicio basado en la propia superación, y en la del vecino con más puntos.

Juegos de espíritu productivo se pueden considerar no sólo los que persiguen aguzar el intelecto. Diversos actores asociativos e institucionales han convertido el tirón de la cultura del ocio en un medio para transmitir mensajes sociales. El refinamiento en la utilización del juego como soporte de discursos políticos o educativos ha llegado muy lejos. Jean Louis Haie acaba de mandar desde París a amigos españoles que como él se dedican a la cooperación al desarrollo “un videojuego divertido y didáctico”: Climcity. La meta de cada partida es frenar el calentamiento global. Naciones Unidas ya desarrolló en 2005 Food Force, que seguía el canon de los videojuegos de guerra para explicar el programa de ayuda alimentaria. Los niños lanzaban con el joystick sacos de arroz en vez de bombas. Warner Bros prepara una iniciativa similar sobre el sida.

En el ámbito de la gestión de personal, fomentar valores corporativos mediante los juegos es ya una estrategia clásica. A las salidas nocturnas y las ligas deportivas que organizan las empresas, se le han añadido inventos mucho más refinados. Gustavo Molina, portavoz de Bull Paintball, explica cómo a su finca de Valdemorillo (Madrid) acuden empleados de empresas que dedican la mitad de la mañana al trabajo, y la otra mitad a dispararse balas rellenas de pintura. “El objetivo es crear comunidad, que se conozcan y trabajen en grupo”. Durante una mañana, dos grupos de 15 ejecutivos corren, se arrastran, gritan y disparan como colegiales. La compañía les regala un día de diversión como incentivo por cumplir algún objetivo laboral, y en lugar de dedicarlo a una comilona, se invierte en una actividad por medio de la que se supone que las habilidades de trabajo en grupo salen fortalecidas. “Es más efectivo que muchos cursos y reuniones”, explica Molina.

Una cuestión que preocupa a los profesionales de la educación es que los juegos terminen desterrando a otras actividades productivas (intelectuales o físicas) menos dinámicas pero que transmiten mensajes más complejos. Ir a los museos, leer, ¿a quién le interesa pudiendo hacerlo todo contrarreloj y ganado puntos? El psicólogo Valentín Martínez-Otero tiene claro que “el aprendizaje que pudiera derivarse de los videojuegos no ha de sustituir otros. Es fundamental que se garantice el contacto con la realidad, la exploración, la apertura a la naturaleza, la estimulación de todos los sentidos…”.

Los pedagogos también alertan contra la tentación de enterrar actividades de recreo cuya virtud única y suficiente sea divertir. Uno de los debates más antiguos en circuitos culturales es si el arte en sí mismo es un fin. Respecto al juego, el consenso es muy amplio: su espíritu lúdico justifica su existencia. El plus de aprendizaje que entraña puede ser muy relativo. Juan, el aficionado a los juegos del Facebook, reconoce que las horas invertidas retando a sus amistades no le han servido para mucho más que para reconocer a la primera banderas de países ignotos. “Pero, ¿qué más da?”, clausura la discusión. “La cultura no tiene por qué tener utilidad. Produce placer”.

El temor de los especialistas es que la necesidad de aprender constantemente llegue a derivar en ansiedad. “Perder el tiempo está cada vez peor visto. Hay muy poco tiempo para todo y crece la preocupación por rentabilizarlo. Puestos a entretenerte, te sientes mejor si haces cálculos”, dice Cristina Cuenca. Ése es el sentimiento que impulsa a las personas que sólo ven películas si son en versión original para evitarse remordimientos por invertir dos horas en una actividad de bajo rendimiento.

Es el mismo principio que durante años ha guiado a millones de lectores hacia la novela histórica: mientras se divierten, tienen la impresión de aprender. El lado oscuro del fenómeno es que puede generar confusión entre realidad y fantasía a lectores sedientos de conocimiento que asumen como verídicos hechos ficticios. De ahí las precauciones del secretario de Estado Vaticano, Tarcisio Bertone, quien desde hace años repite que, además de por el aborto y los matrimonios gays en España, se siente atormentado porque los lectores de El código Da Vinci puedan creer que Jesús y María Magdalena tuvieron un hijo.

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La Tecnología de consumo invade las empresas

Posted in Competitivo, Cultura, Tecnología on Diciembre 31st, 2008 by sambahpress

Los dispositivos móviles y las aplicaciones web para el consumidor de a pie han penetrado en la empresa

El director comercial de una gran empresa española envía emails desde su iPhone camino al trabajo. Ya en la oficina, distribuye varios informes a su equipo de 50 empleados a través de la web social interna corporativa. A las 12:00, reunión de consejo. Se lleva su miniportátil MSI Wind, accede al archivo almacenado en la red y utiliza la aplicación online Zoho Show para presentar los últimos datos de ventas. De vuelta a la mesa, maldice la lentitud de su PC de escritorio y las reiteradas preguntas de seguridad de Windows Vista. ‘Si tan sólo pudiera trabajar con un Mac…’, piensa.

Es un ejemplo ficticio, pero cada vez más común en los entornos corporativos. La frontera entre las tecnologías de uso personal y empresarial se derrumba. Mientras las primeras avanzan a pasos de gigante, las segundas luchan por no quedarse atrás. Dispositivos móviles, aplicaciones web y software colaborativo pensados y desarrollados para el consumidor de a pie penetran de forma imparable en la empresa. Es la tendencia hacia la llamada consumerización tecnológica (de la expresión inglesa, IT consumerization). Y trae de cabeza a muchos directivos ante la disyuntiva de potenciar o detener su avance por problemas de soporte y seguridad. Según McKinsey, las herramientas de la web 2.0 son las que más se hacen notar: el 30% de compañías en todo el mundo ya utilizan blogs, redes sociales o servicios P2P. Sin embargo, casi un tercio de los empleados se queja del escaso soporte de sus compañías a estas nuevas aplicaciones.

La consultora Gartner apuntó recientemente un dato revelador: el 36% de las compañías prohíbe a sus empleados el acceso a Facebook o cualquier otra red social. ¿Se empeña el mundo corporativo en frenar lo inevitable? Salvador Aragón, profesor de sistemas de la información del Instituto de Empresa, cree que la preocupación de los departamentos de sistemas ante la rebelión del usuario va en aumento. ‘Tienen una sensación de pérdida de control, antes actuaban como guardianes y ahora temen pasar a un segundo plano de repartidor del juego’ explica.

Para muchos expertos, la entrada de la tecnología de consumo en entornos empresariales es una tendencia inevitable. Tanto, que en un futuro cercano podría ser el mismo empleado el que compre, instale y use los dispositivos a utilizar en su compañía, limitándose ésta simplemente a soportarlos. ‘Los móviles y portátiles serán una opción a la carta donde el usuario podrá escoger. Con las aplicaciones será diferente, tienen un componente de aprendizaje que no es baladí’, afirma Aragón.

La caída de los precios de los dispositivos, el coste cero de utilizar aplicaciones y servicios en internet, y el desarrollo de comunidades sociales está redefiniendo el papel de la tecnología de consumo. Comerciales que utilizan LinkedIn o Plaxo como herramientas improvisadas de gestión de clientes (CRM), campañas de marketing online rastreadas con Google Analytics sin gastarse un euro o decenas de soluciones de voz sobre IP descargadas en el móvil corporativo. Casi cualquier dispositivo o aplicación están hoy en día sujetos a la personalización por parte de los empleados.

‘Es todo un desafío para la capacidad de adaptación de una empresa. Desde plataformas de juegos o PDA hasta herramientas de ofimática, correo y servicios web son susceptibles de hacerse un hueco’, afirma Elisa Martín-Garijo, directora de tecnología e innovación de IBM en España. El gigante azul dedica precisamente buena parte de su investigación a analizar cómo los juegos online y mundos virtuales podrían aplicarse al mundo de la empresa para mejorar la toma de decisiones y colaboración.

Menéame corporativo

Ante tal situación, muchos responsables de tecnología se hacen la misma pregunta: ¿cómo reaccionar? Algunos ejemplos demuestran la efectividad de una vieja táctica: si no puedes con ellos, únete a ellos. ‘No se puede ignorar un hecho que claramente se está produciendo, las generaciones más jóvenes vienen con las nuevas tecnologías adoptadas y aprendidas y hay que buscar la manera de utilizarlas en beneficio de la actividad empresarial’, asegura uno de los responsables del área de internet de Caja Madrid.

La entidad se fijó en el éxito de Menéame, una web española donde los lectores envían, votan y comentan noticias de forma que la historia más meneada (votada) aparece publicada en portada. Decidieron hacer lo mismo: abrir un espacio en la intranet y permitir a sus empleados compartir, votar y comentar historias. ‘El objetivo es pilotar la web 2.0, comprobar si en la empresa los usuarios pasan de consumir a generar información’. Han empezado con un colectivo reducido y, de funcionar, lo extenderán a toda la entidad. De momento, 200 empleados utilizan cada día la aplicación, un 10% del público objetivo, y en un año se han publicado 1.600 noticias.

Y es que fomentar la colaboración se ha convertido en una de las prioridades clave en la empresa. Forrester Research calcula que el 50% de las compañías tienen planes inmediatos de poner en marcha proyectos de este tipo. Sin embargo, todavía muchas herramientas colaborativas son vetadas por riesgos de seguridad y filtración de datos. ‘La participación no tiene por qué suponer un problema de seguridad’ aseguran desde Caja Madrid. ‘Con un buen control de acceso y entornos, no debería existir riesgo’.

El avance de la nueva generación

Tienen entre 15 y 22 años y serán los directivos y empleados del futuro. Han nacido con la tecnología entre las manos, no la entienden, simplemente la usan. Se les conoce como la ‘generación Y’ y para muchos expertos son los responsables del creciente impacto que las tecnologías de consumo están teniendo en la empresa tradicional.

‘Saben perfectamente qué hay detrás de la sociedad consumista, desconfían de las empresas, conocen las técnicas de marketing y manejan muy bien las nuevas tecnologías para hacerse oír, colaborar y comunicarse’, explica Felipe Romero, socio director de la consultora The Cocktail Analysis y coautor del libro Crossumer. Es el nombre con el que bautiza a esta nueva generación, personas que han traspasado la estricta línea entre productor y consumidor gracias al conocimiento y la tecnología. Según Romero, la traslación de poderes será irreversible: la creciente penetración de la tecnología en la sociedad continuará jugando a favor del consumidor. Ante este fenómeno, a las compañías no les queda más remedio que reaccionar y adaptarse, aprovechar el nuevo potencial de sus empleados. ‘Aparecerán lo que yo llamo directivos de tecnología bizcos: con un ojo pendiente del ámbito de consumo y el otro siguiendo las necesidades internas’.

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